Thủ tục và quy trình tiếp nhận vào cơ sở trợ giúp xã hội đối với đối tượng BTXH

A. THỦ TỤC TIẾP NHẬN VÀO CƠ SỞ TRỢ GIÚP XÃ HỘI

I. THÀNH PHẦN HỒ SƠ. (theo Nghị định quy định chính sách trợ giúp xã hội đối với đối tượng bảo trợ xã hội số 20/2021 NĐ-CP ngày 15/03/2021 của Chính phủ).

1. Đối với trẻ em dưới 16 tuổi không có nguồn nuôi dưỡng

a. Hồ sơ đề nghị trợ giúp xã hội.

- Tờ khai của đối tượng hoặc người giám hộ (Mẫu số 07 kèm theo);

-Bản sao giấy khai sinh đối với trẻ em, trường hợp trẻ em bị bỏ rơi phải làm thủ tục đăng ký khai sinh theo quy định của pháp luật về đăng ký hộ tịch;

- Giấy xác nhận thông tin về cư trú;

- Giấy tờ chứng minh là trẻ em có hoàn cảnh đặc biệt khó khăn, không có nguồn nuôi dưỡng (Giấy chứng tử; bản án của toà án, văn bản chứng minh mất tích theo quy định, Quyết định vào các cơ sở BTXH, Cơ sở cai nghiện...bản chính hoặc sao công chứng);

- Giấy tờ liên quan khác (nếu yêu cầu):VD Giấy xác minh;báo cáo xác minh...

b. Xét duyệt hồ sơ tại cấp xã và ban hành công văn

- Văn bản đề nghị của UBND cấp xã (Biên bản họp hội đồng (mẫu số 11).

- Công Văn Về việc đề nghị tiếp nhận đối tượng Bảo trợ xã hội

c. Ban hành Quyết định tiếp nhận trợ giúp xã hội

- Trung tâm Bảo trợ xã hội tỉnh họp xét hội đồng và đưa ra Quyết định tiếp nhận đối tượng.

d. Yêu cầu bổ sung hồ sơ

- Học bạ, Giấy chuyển trường, Giấy khai sinh (bản chính, nếu là trẻ em trong độ tuổi đi học và có khả năng theo học);

- Giấy khai sinh (bản chính);

- Thẻ bảo hiểm y tế (bản chính nếu có)

- Thẻ CCCD (nếu có) hoặc giấy cấp mã định danh cá nhân.

- Giấy xác nhận mức độ trẻ khuyết tật, bệnh nặng, hoặc thuộc diện hộ nghèo/cận nghèo. (nếu có).

2. Đối với trẻ em nhiễm HIV/AIDS thuộc hộ nghèo

a. Hồ sơ đề nghị trợ giúp xã hội.

- Tờ khai của đối tượng hoặc người giám hộ (Mẫu số 07 kèm theo);

- Giấy khai sinh (Bản sao công chứng);

- Giấy xác nhận thông tin về cư trú;

- Kết quả của cơ sở y tế có thẩm quyền xét nghiệm nhiễm HIV;

- Giấy chứng nhận hộ nghèo (bản sao công chứng).

- Giấy tờ liên quan khác (nếu yêu cầu):VD Giấy xác minh;báo cáo xác minh...

b. Xét duyệt hồ sơ tại cấp xã và ban hành công văn

- Văn bản đề nghị của UBND cấp xã (Biên bản họp hội đồng -mẫu số 11).

- Công văn về việc đề nghị tiếp nhận đối tượng Bảo trợ xã hội

c. Quy trình tiếp nhận vào chăm sóc, nuôi dưỡng tại Trung tâm

 Rà soát, xem xét hồ sơ đảm bảo đúng thành phần, quy trình, thời gian quy định, đề nghị tổ chức họp Hội đồng xem xét và ban hành Quyết định tiếp nhận đối tượng vào nuôi dưỡng theo quy định.

d. Yêu cầu bổ sung hồ sơ

- Học bạ, giấy chuyển trường, bảng điểm (bản chính);

- Giấy khai sinh (bản chính);

- Giấy chuyển tiếp điều trị

- Thẻ CCCD (nếu có) hoặc giấy cấp mã định danh cá nhân.

3. Đối với trẻ em khuyết tật, người khuyết tật  

a. Hồ sơ đề nghị trợ giúp xã hội.

- Tờ khai của đối tượng hoặc người giám hộ (Mẫu số 07 kèm theo);

- Sơ yếu lý lịch, báo cáo hoàn cảnh (xác nhận hoàn cảnh đặc biệt khó khăn, không nơi nương tựa, không tự lo được cuộc sống: bản chính hoặc bản công chứng).

- Giấy khai sinh (bản sao công chứng).

- Giấy xác nhận thông tin về cư trú.

- Giấy xác nhận mức độ khuyết tật: Đặc biệt nặng (bản sao công chứng).

- Giấy tờ liên quan khác (nếu yêu cầu):VD; Hồ sơ bệnh án (nếu có); CCCD; Giấy xác minh; Biên bản xác minh của xã...

b. Xét duyệt hồ sơ tại cấp xã và ban hành công văn

- Văn bản đề nghị của UBND cấp xã (Biên bản họp hội đồng -mẫu số 11).

- Công văn về việc đề nghị tiếp nhận đối tượng Bảo trợ xã hội

c. Quy trình tiếp nhận vào chăm sóc, nuôi dưỡng tại Trung tâm

 Rà soát, xem xét hồ sơ đảm bảo đúng thành phần, quy trình, thời gian quy định, đề nghị tổ chức họp Hội đồng xem xét và ban hành Quyết định tiếp nhận đối tượng vào nuôi dưỡng theo quy định.

d. Yêu cầu bổ sung hồ sơ

- Học bạ, Giấy chuyển trường, Giấy khai sinh (bản chính, nếu là trẻ em trong độ tuổi đi học và có khả năng theo học);

- Giấy xác nhận khuyết tật (bản chính);

- Thẻ bảo hiểm y tế (bản chính);

- Xác nhận hộ nghèo/cận nghèo (nếu có)

- Thẻ CCCD (nếu có) hoặc giấy cấp mã định danh cá nhân.

3. Đối với người cao tuổi không nơi nương tựa.

a. Hồ sơ đề nghị trợ giúp xã hội.

- Tờ khai của đối tượng hoặc người giám hộ (Mẫu số 07 kèm theo);

- Thẻ CCCD hoặc giấy tờ tùy thân của đối tượng (bản sao);

- Giấy xác nhận thông tin về cư trú;

- Giấy tờ liên quan khác (nếu yêu cầu), VD: Báo cáo xác minh; Giấy khám sức khỏe; Giấy chứng nhận khuyết tật; Giấy chứng nhận hộ nghèo (bản sao công chứng, nếu có);

b. Xét duyệt hồ sơ tại cấp xã và ban hành công văn

- Văn bản đề nghị của UBND cấp xã (Biên bản họp hội đồng -mẫu số 11).

- Công văn về việc đề nghị tiếp nhận đối tượng Bảo trợ xã hội

c. Quy trình tiếp nhận vào chăm sóc, nuôi dưỡng tại Trung tâm

 Rà soát, xem xét hồ sơ đảm bảo đúng thành phần, quy trình, thời gian quy định, đề nghị tổ chức họp Hội đồng xem xét và ban hành Quyết định tiếp nhận đối tượng vào nuôi dưỡng theo quy định.

d. Yêu cầu bổ sung hồ sơ

- Thẻ căn cước công dân (bản chính);

- Thẻ bảo hiểm y tế (bản chính);

5. Đối với đối tượng cần bảo vệ khẩn cấp 

a. Hồ sơ đề nghị trợ giúp xã hội.

- Tờ khai của đối tượng hoặc người giám hộ (Mẫu số 07 kèm theo);

- Biên bản đối với trường hợp khẩn cấp có nguy cơ đe dọa đến an toàn của đối tượng;

- Giấy xác nhận thông tin về cư trú;

- Giấy tờ liên quan khác (nếu có).

b. Xét duyệt hồ sơ tại cấp xã và ban hành công văn

-   Văn bản đề nghị của UBND cấp xã (Biên bản họp hội đồng -mẫu số 11).

-   Công văn về việc đề nghị tiếp nhận đối tượng Bảo trợ xã hội.

c. Quy trình tiếp nhận vào chăm sóc, nuôi dưỡng tại Trung tâm

 Rà soát, xem xét hồ sơ đảm bảo đúng thành phần, quy trình, thời gian quy định, đề nghị tổ chức họp Hội đồng xem xét và ban hành Quyết định tiếp nhận đối tượng vào nuôi dưỡng theo quy định.

d. Yêu cầu bổ sung hồ sơ

 - Học bạ, giấy chuyển trường, bảng điểm (bản chính, nếu là trẻ em trong độ tuổi đi học và đang theo học);

- Giấy khai sinh (bản chính);

- Hộ khẩu (bản sao công chứng);

- Thẻ bảo hiểm y tế (bản chính -nếu có)

II. QUY TRÌNH THỰC HIỆN (theo Luật Giao dịch điện tử Quyết định Số:  624 /QĐ-BYT ngày 11/03/2026 của Bộ y tế).

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ

Cá nhân, tổ chức chuẩn bị đầy đủ các thành phần hồ sơ điện tử theo yêu cầu.

Tài liệu có thể được scan, chụp từ bản chính hoặc sử dụng trực tiếp các bản điện tử đã có sẵn. Các tài liệu điện tử được chủ động lựa chọn và lấy từ nguồn phù hợp (thiết bị cá nhân, kho dữ liệu điện tử, ví VNeID hoặc các kho lưu trữ khác) và tải lên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC của Bộ Y tế.

Bước 2: Nộp hồ sơ

Người giám hộ hoặc người đại diện có mã định danh VNeID cấp độ II.  Truy cập vào Cổng dịch vụ công Quốc gia (tại địa chỉ: https://dichvucong.gov.vn/), đăng nhập bằng tài khoản VneID cá nhân và chọn thủ tục hành chính, chọn cơ quan, đơn vị thực hiện.

Hệ thống tự động kết nối, chia sẻ dữ liệu với cơ sở dữ liệu dân cư và điền các thông tin cá nhân/doanh nghiệp đã được xác thực vào E-form điện tử tương ứng với TTHC được chọn.

Công dân thực hiện tái sử dụng dữ liệu đã có sẵn từ các kết quả giải quyết TTHC trước đó (nếu có) hoặc đính kèm các tài liệu đã chuẩn bị từ Kho quản lý dữ liệu cá nhân lên Hệ thống.

Bước 3: Tiếp nhận hồ sơ

Cán bộ Trung tâm Phục vụ hành chính công kiểm tra, tiếp nhận hồ sơ và  xem xét tính chính xác, đầy đủ của hồ sơ:

Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ hoặc không hợp lệ: hướng dẫn, bổ sung hoàn thiện hồ sơ vào Phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ gửi cá nhân, tổ chức qua tài khoản của tổ chức, cá nhân tại Cổng Dịch vụ công Quốc gia.

Trường hợp hồ sơ đầy đủ, hợp lệ: tiếp nhận hồ sơ và chuyển hồ sơ điện tử đến cơ quan chuyên môn ( phòng Văn hóa) để giải quyết theo quy trình quy định.

Bước 4: Thẩm định hồ sơ

Cơ quan chuyên môn giải quyết tiến hành thẩm định hồ sơ điện tử theo quy định.  hệ thống cung cấp các biểu mẫu điện tử chuẩn hóa để cán bộ sử dụng cho các trường hợp: thông báo không đủ điều kiện giải quyết; phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ.

Lãnh đạo cơ quan, đơn vị ký số trực tiếp trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính. (Biên bản họp hội đồng, Công văn về việc đề nghị tiếp nhận đối tượng Bảo trợ xã hội) Hệ thống tự động chuyển kết quả đã ký số đến Bộ phận Văn thư để thực hiện lấy số, vào sổ và đóng dấu điện tử.

Cán bộ xác nhận kết thúc quy trình giải quyết trên Hệ thống trạng thái “Đã xử lý xong”.

Bước 5: Nhận kết quả

Sau khi Cán bộ xác nhận kết thúc quy trình giải quyết, chuyển Kết quả giải quyết bản điện tử đến Kho cơ sở dữ liệu điện tử của tổ chức/cá nhân trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC. Đồng thời gửi Kết quả giải quyết bản điện tử và dữ liệu thuộc tính đến CSDL cơ sở trợ giúp xã hội.

Trường hợp cán bộ Trung tâm Phục vụ hành chính công kiểm tra kết quả có sai sót, hồ sơ sẽ được trả lại cho đơn vị giải quyết để thực hiện giải quyết lại.

Sau khi kết quả giải quyết bản điện tử và dữ liệu thuộc tính đến CSDL cơ sở trợ giúp xã hội. Trung tâm Bảo trợ sẽ đưa ra Quyết định tiếp nhận đối tượng.

Trường hợp pháp luật chuyên ngành quy định bắt buộc hoặc Công dân có yêu cầu, kết quả giải quyết bản giấy sẽ được chuyển phát miễn phí về địa chỉ đăng ký của Công dân thông qua dịch vụ bưu chính.

Lưu ý: Trường hợp ngươi giám hộ ko gửi được qua Cổng dịch vụ điện tử quốc gia của Sở Y tế thì sẽ nộp theo: Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính Ủy ban nhân dân tỉnh Sơn La.

III. TRÌNH TỰ THỰC HIỆN (theo Quyết định phê duyệt quy trình nội bộ giải quyết thủ tục hành chính thuộc phạm vi, chức năng, quản lý nhà nước của Sở Y tế số 1604/QĐ-UBND ngày 28/6/2025 của Uỷ ban nhân dân tỉnh Sơn La).

1. Tiếp nhận đối tượng bảo trợ xã hội có hoàn cảnh đặc biệt khó khăn vào cơ sở trợ giúp xã hội cấp tỉnh:

Thời gian giải quyết: 07 ngày làm việc

2. Tiếp nhận đối tượng cần bảo vệ khẩn cấp vào cơ sở trợ giúp xã hội cấp tỉnh

 Thời gian giải quyết: Tiếp nhận đối tượng trong 8 giờ (hồ sơ cần hoàn thiện trong vòng 05 ngày)

3. Dừng trợ giúp xã hội tại cơ sở trợ giúp xã hội cấp tỉnh

 Thời gian giải quyết: 05 ngày làm việc          

B. CÁC MẪU ĐƠN TRỢ GIÚP XÃ HỘI.

Mẫu số 07

(Ban hành kèm theo NĐ số 20/2021/NĐ-CP ngày 15/3/2021 của Chính phủ)

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

TỜ KHAI ĐỀ NGHỊ TIẾP NHẬN VÀO CƠ SỞ TRỢ GIÚP XÃ HỘI

       Kính gửi:        - Ủy ban nhân dân xã, phường……...............

                              - Sở Y tế tỉnh Sơn La;

               - Trung tâm Bảo trợ xã hội tỉnh.

Họ và tên (tên đối tượng hoặc người giám hộ): .............................................

Ngày/tháng/năm sinh: ……/ ……/ ……. Giới tính:................

 Số CCCD hoặc Giấy CMND số ............................... cấp ngày ..………….

 Nơi cấp: ……………………………………………………………………

Trú quán tại thôn (bản)…….……....xã(phường, )………............tỉnh Sơn La.

Hiện nay, tôi ..................................................................................................

Vậy tôi làm đơn này đề nghị cơ quan có thẩm quyền xem xét, tiếp nhận hoặc trình cơ quan có thẩm quyền tiếp nhận (Họ và tên đối tượng): ................................

Trường hợp người giám hộ viết đơn thì phải khai bổ sung các thông tin sau:

Họ và tên đối tượng: ………………………….. Nam/nữ .............................

Sinh ngày …………. tháng …………… năm ……………

Số CCCD hoặc Giấy CMND ..................................Cấp ngày....…….......Nơi cấp:………......

Trú quán tại thôn(bản)……….……..xã (phường)………..............…..……... tỉnh Sơn La vào chăm sóc, nuôi dưỡng tại Trung tâm Bảo trợ xã hội theo quy định.

Tôi xin cam đoan thực hiện đúng nội quy, quy định của Trung tâm Bảo trợ xã hội./.

                                                                Sơn La, ngày .... tháng .... năm....

Đối tượng hoặc người giám hộ

(Ký, ghi rõ họ tên)

XÁC NHẬN CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN CẤP XÃ

          Ủy ban nhân dân xã/phường/ đã tiếp nhận hồ sơ, đối chiếu các giấy tờ kèm theo và xác nhận thông tin cá nhân nêu trên của ông (bà) ………………là đúng.

     CÁN BỘ TIẾP NHẬN HỒ SƠ                 Ngày .... tháng .... năm ...

               (Ký, ghi rõ họ tên)                                       CHỦ TỊCH

                                                                              (Ký tên, đóng dấu)

Mẫu số 11

(Ban hành kèm theo NĐ 103/2017/NĐ-CP ngày 12/9/2017 của Chính phủ)

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
--------------------------

BIÊN BẢN

Họp Hội đồng xét duyệt đối tượng trợ giúp xã hội

xã/phường/ …………………………..

1. Thời gian (Ghi thời gian, ngày, tháng, năm) …………………………………

2. Địa điểm ……………………………………………………………………

3. Thành phần

- Thành viên Hội đồng có mặt (Ghi họ tên, chức danh):......................................

...............................................................................................................................

- Thành viên Hội đồng vắng mặt (Ghi họ tên, chức danh):...................................

...............................................................................................................................

- Đại biểu dự khác (Nếu có): …………………………………………………….

4. Nội dung họp:…………………………………………………………………

................................................................................................................................

5. Tóm tắt diễn biến buổi họp (Ghi tóm tắt các ý kiến phát biểu, thảo luận)……..

.................................................................................................................................

................................................................................................................................

6. Kết luận của Hội đồng (Ghi cụ thể các trường hợp xét duyệt đủ điều kiện, không đủ điều kiện hưởng, lý do):………………………………………………….

.................................................................................................................................

.................................................................................................................................

Hội nghị kết thúc hồi ……. giờ ... phút, ngày ... tháng ... năm...... Biên bản này được làm thành ... bản, gửi kèm hồ sơ đối tượng ... bản và lưu ... bản.